Web予約システム「ワクチン予約サイト」

 「ワクチン予約サイト」を利用することにより、市区町村職員の相談対応や予約受付業務の作業軽減が図られるとともに、接種予約状況をリアルタイムに把握することが可能となります。一方、接種対象者となる利用者においては場所や時間を選ばず、24時間いつでもワクチン接種予約ができるようになり利便性が向上します。(本ワクチン予約サイトはLINEの活用を一切行っていません。)

01 接種予約業務を大幅に軽減できるワクチン予約サイトのご提供

 今年2月に厚生労働省から新型コロナウイルス感染症ワクチンが正式に承認され、4月中旬より65歳以上の高齢者をはじめ、16歳以上の国民への接種が随時開始されます。現在、全国の市区町村でワクチン接種に向けた準備がなされていますが、接種会場における3密の回避に向けた接種予約業務が必要となることから、ワクチン接種予約に関する電話による問合せ対応や接種予約を担うコールセンターの人員不足等の課題が残ります。

 ワクチン予約サイトを利用することにより、市区町村職員の相談対応や予約受付等業務の作業軽減が図られるとともに、接種状況をリアルタイムに把握することが可能となります。一方、接種対象者となる利用者においては場所や時間を選ばず、24時間いつでもワクチン接種予約ができるようになり利便性が向上します。

商品説明・特徴

02  Web予約システム「ワクチン予約サイト」の概要

1-1.本サイトの特徴

特徴1 V-SYSへの更新頻度が大幅に軽減

 ワクチン予約サイトは、予約者が接種日時等の空き情報がリアルタイムに参照できるため、職員によるV-SYSへの予約者数の登録回数を大幅に減らすことができます。

特徴2 SSL暗号化通信による個人情報保護

Web予約を行う際の通信は、SSL暗号化を行うために第3者による傍受や改ざんを防ぎます。

※SSL(Secure Sockets Layer)とは、インターネット上におけるウェブブラウザとウェブサーバ間でのデータの通信を暗号化し、送受信させる通信の仕組みのことです。予約の情報は、悪意ある第三者による盗聴を防ぐとともに、送信される個人情報の改ざんを防ぐ役割を持っています。

特徴3 すぐに導入・運用できるワクチン予約サイト

対象者データ、日程・接種会場等の接種計画データが揃えば、すぐにでも運用できます。

特徴4 予約登録した証として「予約登録済書」を発行

予約登録後の証明となる「予約登録済書」を発行ができ、接種日時・会場等が手元で簡単に確認することができます。

特徴5 アウトプットはExcelデータで提供

日程別・接種会場別の予約者リストや予約台帳等は、Excelデータ形式でダウンロードすることができます。

特徴6 クラウド上のデータは国内データセンターで厳重管理

 クラウドを活用して本予約サイトのデータベースを運用しています。
 クラウド上の個人情報等の予約関連データは、国内のデータセンターで管理していますので、個人情報の漏洩等に万全の体制を構築しています。
 なお、本予約サイトの運用においては、LINEの活用は一切行っていません。

1-2.接種予約の方法

ワクチン予約サイトへのログイン

手順1 接種券等印刷物に印刷されている「QRコード」からワクチン予約サイトが起動できます。

手順2 接種券番号・生年月日情報を画面に入力します。

手順3 対象者情報により正しいと認識された際には、スマホの番号を画面に入力します。

手順4 システムよりスマホ等へ認証番号がSMSにて送信されます。

手順5 送信された認証番号を10分以内に指定画面に入力してください。

手順6 認証完了となります。

予約登録の方法

手順1 画面「希望日時・会場の選択」から会場を選んで次へボタンを押します(予約)。
    次に希望日程、希望時間を選択します。
    但し、予約期限内かつ空きがある日時のみ登録できます。
    また、ワクチン種類は会場別に固定となります。

手順2 自身(住民)が予約した日程等を確認したうえで予約するボタンを押すと、画面
    「予約登録済書」が表示され、SMS予約通知やメール通知することもできます。
    (オプション機能)

予約キャンセルの方法

手順1 予約登録した日程をキャンセルしたい場合は、画面「予約情報」から、自身の
    予約情報を確認し、キャンセルボタンを押します。

1-3.主な機能

事前準備

接種日程表の作成、予約時間・定員の設定

 接種日程表の作成、予約時間や定員数、会場別にワクチン種類の設定は、弊社の運用支援センターが行いますので、貴市区町村での作業は不要です。

接種対象者データの取込み

 貴市区町村から提供された接種対象者データの取込みは、弊社の運用支援センターが行いますので、貴市区町村での作業は不要です。

予約登録・変更等

空き情報の表示

 接種予約の空き情報は、接種時間帯ごとに〇(空きあり)、△(空きが少ない)、×(空きなし)等の空き情報が表示されていますので、〇(空きあり)、△(空きが少ない)の中から希望される接種日時を選択することができます。

1回目・2回目の接種予約登録

 希望される1回目の接種日時や接種会場を選択し、登録ボタンをタッチ(クリック)することで予約できます。2回目についても同様な方法で予約ができます。

予約内容(台帳)の参照、予約日程変更やキャンセル

 後日、予約登録した内容を確認したい場合は、本予約サイトへログインすることで接種予約内容(台帳)が参照できます。また、予約された接種日時や接種会場を変更したい場合は、まず予約の空き情報を確認したうえで登録内容を一旦キャンセルした後に、変更後の接種日時や接種会場を再登録できます。

予約登録済書の発行、SMS・メールによる通知(オプション機能)

 予約した接種日程や接種会場を忘れても確認ができるよう、画面「予約確認」から予約登録済書が発行できます。また、予約日の数日前にはSMS・メールによる通知ができます。

予約データの加工等

予約者リスト・未予約者リストの作成

 各日程の接種会場別予約者リストや未予約者リストがExcel形式で作成できます。(管理者機能対応)

予約状況等の統計処理

 日・週・月単位の予約状況や年齢別の予約状況が把握できるクロス集計表が作成できます。(管理者機能対応)

2.システムの全体像

3.オプション機能

多言語対応の表示機能

 ワクチン予約サイト上は、表記言語をよく使われる「日本語」「英語」「中国語(簡体)」「ポルトガル語」等に切り替えて表示でき、利用方法はブラウザの言語設定、もしくはメインメニュー画面上において手動切り替えが可能です。(運用は6月以降になります。)

接種日お知らせのSMS・メール通知機能

 予約した接種日の数日前において、スマホ(携帯電話を含む)へSMSにより通知することができます。但し、通信費(1通10円程度)は委託者(自治体等)の負担となります。

※SSL(Secure Sockets Layer)とは、インターネット上におけるウェブブラウザとウェブサーバ間でのデータの通信を暗号化し、送受信させる通信の仕組みのことです。予約の情報は、悪意ある第三者による盗聴を防ぐとともに、送信される個人情報の改ざんを防ぐ役割を持っています。

4.導入費用

 本システムの導入費用について、標準仕様の場合は「導入費用」に加えて、毎月請求となる「システム費用」「クラウド運用費用」が必要となります。また、オプション機能やSMS通知費用を追加した場合は、貴市区町村の仕様内容に応じた見積書を作成します。

5.よくあるお問い合わせ内容

Q1 ワクチン予約サイトのサービスに加えてコールセンターの予約業務も対応可能ですか?

コールセンター予約管理システムがありますので、お気軽に商品相談センターへお問合せください。
 (別途見積書を作成します。)

Q2 メールでの個人認証はできますか?

メールでは電話番号に比べて匿名性が高く、いたずらなどのリスクが高いために対応していません。
 その代用策としてSMSによる個人認証を行っています。

Q3 SMSにて予約日程直前の事前通知は可能ですか?

SMSによる事前通知は可能ですが、オプション費用とSMS通信費(1通10円程度)が追加されます。

Q4 接種会場においてiPadを活用した予約者の受付はできますか?

接続される機器のIPアドレスを制限していますので、接種会場に固定IPがあり事前に登録できる場合
 には予約者の受付が可能です。

Q5 集団接種だけでなく、個別接種の予約受付はできますか?

接種会場を設定する際には「指定の医療機関名」を追加し、接種日時や定員数を設定すれば予約受付
 ができます。但し、指定の医療機関にはリアルタイムに接種情報の提供が必要となりますので、オプション費用が発生します。

Q6 接種会場にインターネット回線がなくても、接種済み登録はできますか?

国が提供する「ワクチン接種記録システム(略称VRS)」で登録できますので、本システムでは対応し
 ていません。

Q7 コールセンターのオペレーターが予約代行する際は、接種券番号だけで接種者を表示できますか?

接種券番号の入力だけで表示できます。

Q8 2回目は1回目と違う接種会場を登録できますか?

ワクチンの種類が同じの場合は、登録できます。

Q9 Web予約が始まってから接種日時や接種会場を追加できますか?

可能です。追加する場合は、夜間等に一時的に運用を休止してシステムメンテナンスを行います。
 (作業内容に応じた費用が発生します。)

Q10 接種実績を登録することができますか?

コールセンター予約管理システムの画面「予約受付処理」に入力することで登録できます。

6.関連商品「コールセンター業務の予約管理システム」

 弊社では、新型コロナウイルスワクチン接種に関するコールセンター業務の受託または商品化したWebソフト「コールセンター業務の予約管理システム」の販売を行っています。

事前準備

接種日程表の作成、予約時間・定員の設定

 接種日程表の作成、予約時間や定員数の設定は、弊社の運用支援センターがコールセンター予約管理システムへ登録を行います。

接種対象者データの取込み

 貴市区町村から提供された接種対象者データの取込みは、弊社の運用支援センターがコールセンター予約管理システムへ登録を行います。

電話による予約受付

対象者データによる本人確認

 予約希望者のカナ氏名、生年月日、接種券番号をお尋ねしてから、接種対象者データベースと照合し本人確認を行います。

1回目・2回目の接種予約登録

 希望される1回目の接種日時や接種会場を選択し、空き情報を確認したうえで予約登録します。続いて、2回目についても同様な方法で予約を行います。また、ワクチン接種に関連する相談にも貴市区町村と協働作成したオペレーターマニュアルに基づき対応します。

予約日時等変更の対応

 予約した接種日時や接種会場を変更したい場合は、空き情報カレンダーを確認したうえで希望日時等を確認し、変更後の接種日時や接種会場を再登録します。また、キャンセルにも対応します。

予約登録済書の発行(オプション機能)

 予約された接種日時や接種会場を忘れても確認ができるよう、ハガキ「予約登録済書」(オプション)を郵送することもできます。

予約データの成果品等

予約者リスト・未予約者リストの作成

 接種日程・接種会場別の予約者リストや未予約者リストをExcel形式で提供します。

予約データの集計処理

 日・週・月単位の予約状況や性別・年代別の予約状況が把握できるクロス集計表を提供します。

問合せ

ソフト開発/販売(運用サービス) ラインアップ

商品情報

Product Information

☎052-891-2588 E-mail:assist@hc-net.co.jp

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